Einsatzvorbereitung – optimal vorbereit im Sicherheitsgewerbe

Einleitung

Einsatzvorbereitung findet man in unterschiedlichen Bereichen, ob im Katastrophenschutz, im militärischen Bereich oder bei Polizei und Behörden. Alle vorbereitenden Maßnahmen, seien es persönliche, organisatorische oder technische, entscheiden maßgeblich über das Gelingen eines Einsatzes. Deshalb ordnet man der Einsatzvorbereitung einen hohen Stellenwert zu, welcher sich anhand von Zeit und anderen Ressourcen messen lässt. In der Sicherheitsbranche ist Einsatzvorbereitung ein stark vernachlässigtes Thema, insbesondere im Bereich der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU).

Daraus resultierend fließen Vorbereitungszeiten und Maßnahmen kaum oder nur geringfügig in die Angebotskalkulationen ein. Aber Einsatzvorbereitung betrifft keinesfalls nur den Unternehmer oder die Führungspositionen im Betrieb, sondern beginnt mit der ganz persönlichen Vorbereitung eines Sicherheitsmitarbeiters auf einen Einsatz. Bereits die persönliche Vorbereitung trägt enorm zum Gelingen bei und kann dem Mitarbeiter die Arbeit ungemein erleichtern. In diesem Blogartikel wollen wir erklären, warum die Einsatzvorbereitung so wichtig ist, nicht nur für Unternehmer und Führungskräfte, sondern vor allem auch für Mitarbeiter.

Einsatzvorbereitung, was ist das?

Generell bezeichnet es alle Handlungen, die vor einem Einsatz stattfinden und die sichere und erfolgreiche Durchführung gewährleisten. Es beginnt mit dem Gedanken: „Was wird an Personal, Organisation und Material für den Einsatz benötigt?“. Diese Frage stellt sich noch ein Großteil der verantwortlichen Mitarbeiter und Inhaber der Bewachungsbranche. Doch wer denkt bewusst über Folgendes nach:

• Welches Wetter im Einsatzzeitraum herrschen könnte und ob die Jahreszeit Einfluss auf den Einsatz haben wird?
• Wie ist es mit der Verkehrsinfrastruktur bestellt?
• Wie steht es mit dem Image des Auftraggebers, Kunden oder Künstlers, der zu schützen ist?
• Welche Informationen über das Objekt oder den Auftrag benötigt der Mitarbeiter auf dem Posten, um seine Arbeit auszuführen?
• Was ist mit Verpflegungsmöglichkeiten der Arbeitnehmer?
• Wie viel Zeit muss aufgewandt werden, um diese spezifischen Informationen zu schulen oder weiterzugeben oder überhaupt erst zu sammeln?

All diese Fragen kratzen nur an der Oberfläche und sind jedoch Einstieg zur Einsatzvorbereitung, welche mitunter Monate vor einem Einsatz beginnt.

Ziel dieser Vorbereitung ist es, allen beteiligten Personen und Ebenen notwendige Informationen und Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Auf deren Grundlage können, insbesondere die ausführenden Mitarbeiter, dann auch persönliche Vorbereitungen treffen, die wiederum die Motivation deutlich steigern. Der Wert eines hoch motivierten Mitarbeiters im Dienstleistungssektor ist unbezahlbar und ein klares Abgrenzungsmerkmal zum Wettbewerb.

Was gehört alles zur Einsatzvorbereitung?

Die Einsatzvorbereitung umfasst alle vorbereitenden Tätigkeiten eines Auftrages bis zum tatsächlichen Beginn des Einsatzes. Sie besteht u. A. aus:

• allen Vorüberlegungen
• Sammlung, Analyse und Bereitstellung von Informationen
• Bereitstellung von Einsatzmaterial und Ausrüstung
• Planung und Einteilung von Personal
• Schulungen und Trainings
• Abstimmung mit beteiligten Gewerken bzw. BOS sowie Nachunternehmern
• Persönliche Einsatzvorbereitung
• Einholung behördlicher Genehmigungen
• und weiteren Themen

Arten / Einteilung von Einsatzvorbereitung

Die Einsatzvorbereitung lässt sich einteilen nach der Zeit, „die bis zum Einsatz verbleibt“ und „wer für die Vorbereitung zuständig“ ist.

Zeitliche Einordnung:  

• „Unmittelbar vor dem Einsatz“ – einige Tage bis zu wenigen Wochen vor dem Einsatz
• mittelfristige – Wochen bis Monate vor dem Einsatz
• langfristig – Monate bis Jahre vor dem Einsatz

Einteilung nach personeller Zuständigkeit:

• Mitarbeiter (persönliche Vorbereitung)
• Führungskräfte / Einsatzleitungen (Mittleres Management)
• Inhaber / Geschäftsführer (Top-Management)

Je nachdem, wann bzw. bei wem die Vorbereitung zum Tragen kommt, sind andere Themen im Fokus. Die Einsatzvorbereitung des Mitarbeiters auf den morgigen Einsatztag umfasst andere Aufgaben als die des Einsatzleiters 2 Monate vorher. Mit abnehmender Zeit verschieben sich die Aufgaben immer weiter zu darunterliegenden Verantwortungsstellen, wobei immer auf die Vorbereitung der vorhergehenden Stelle aufgebaut wird bzw. diese davon abhängig ist.

So überlegt sich der Mitarbeiter seine persönliche Vorbereitung erst, nachdem der Vorgesetzte die Einsatzplanung bekannt gibt und der Mitarbeitende vom Einsatz Kenntnis erlangt. Umso näher der Einsatz rückt, je weniger Aufgaben nehmen höhere Führungsebenen wahr, da diese ihre Vorbereitungen abgeschlossen und an darunterliegende Verantwortungsbereiche weitergegeben haben.

Die Einteilung soll verdeutlichen, wie die einzelnen Aufgaben aufeinander aufbauen. Vor allem in kleinen Betrieben wird der Inhaber zugleich auch der Einsatzleiter sein und selten noch eine mittlere Führungsebene haben. Was im Umkehrschluss einen höheren Aufwand für den Unternehmer bedeutet, welcher zu selten mit realen Zahlen in die Kalkulation einfließt.

Einsatzvorbereitung vs. Planung

Einige der Inhalte einer Einsatzvorbereitung kennt man auch als Planung. Wo ist jetzt der Unterschied? Kurz gesagt, die Planung ist ein Teil der Einsatzvorbereitung. Befasst sich die Planung mit dem theoretischen Ablauf, den Maßnahmen und Möglichkeiten, um ein zukünftiges Ziel zu erreichen, so wird bei der Einsatzplanung bereits Geplantes auch tatsächlich umgesetzt.

Beispielsweise sind viele der Vorüberlegungen als Planung zu verstehen, die Maßnahmen, die daraus resultieren, jedoch nicht mehr:

Aus der Überlegung „Welche Ausrüstung benötigt wird?“ entsteht eine Ausrüstungsliste. (Planung) Die Zusammenstellung der Ausrüstung und Bereitstellung ist bereits die Umsetzung der Planung.

Oft wird das Wort „Planung“ genutzt und gemeint ist Einsatzvorbereitung. Wichtig ist am Ende jedoch, eine Einsatzvorbereitung durchzuführen, unabhängig davon, wie man „das Kind kennt“.

Warum ist eine Einsatzvorbereitung so wichtig?

Je besser ein Einsatz vorbereitet ist, umso besser wird die Qualität des Einsatzes sein. Auf potenzielle Gefahrenlagen wird man effektiver reagieren können, wenn im Vorfeld Informationen beschafft, ausgewertet und aufbereitet wurden.  Auch unvorhergesehene Ereignisse lassen sich einfacher bewältigen, wenn auf einen Fundus von Informationen und Einsatzmitteln zurückgegriffen werden kann:

Die Einsatzleitung kann auf ein drohendes Unwetter besser reagieren, wenn im Vorfeld Alarmpläne oder Ablaufpläne erstellt wurden. Wirklich gut kann Sie reagieren, wenn diese Pläne bereits im Vorfeld vorlagen und die EL sich einarbeiten konnte und wesentliche Abläufe bereits kennt. Derartige Pläne und Informationen kommen bei untergeordneten Positionen oft erst am Einsatztag oder kurz davor an.

Zeitnahe Informationsbereitstellung erhöht die Handlungssicherheit

Mitarbeitende können Fragen selbstsicherer und besser beantworten, wenn ihnen rechtzeitig alle Informationen vorlagen oder sie geschult wurden. Frustmomente, bei denen sie nicht oder kaum antworten können, ergeben sich nicht:

Zwei Sicherheitskräfte sind für die Verkehrsführung und -lenkung bei einem Großkonzert verantwortlich. Sie sperren eine Zufahrtsstraße, in welche nur Einsatzkräfte und Anwohner einfahren dürfen. Es fehlen jedoch klare Regelungen, wann man als „Anwohner“ zählt und wie es zu überprüfen ist. Trotz Nachfragen kann vom Teamleiter keine klare Aussage getroffen werden. So werden die Gäste mehrerer Anlieger abgewiesen, da sie kein örtliches Kennzeichen besitzen. Nach Beschwerden der Anwohner schaltet sich der Veranstaltungsleiter ein, die Besucher dürfen nun doch zufahren. Die eingesetzten Kräfte sind zu Recht frustriert.

Sind Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definiert, kommt es weniger zu Überschneidungen und Missverständnissen. Probleme und Gefahren können schneller und zielgerichteter gemeldet und behoben werden. Wann und welche Informationen zu wem fließen, ist von enormer Bedeutung. Einen Aktenordner ausgearbeiteter Pläne und Prozesse bringen nichts, wenn diese erst am Einsatztag zur Verfügung stehen und keine Zeit der Einarbeitung verfügbar ist. (siehe auch: „Informationen – Alles steht und fällt mit dem Informationsfluss“)

Eine sorgfältige Vorbereitung erhöht die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Sie wissen, was im Einsatz auf sie zukommt, und können sich persönlich darauf vorbereiten (siehe persönliche Einsatzvorbereitung).

Einsatzvorbereitung und ihre Kosten

Eine umfangreiche Vorbereitung kostet Zeit und somit auch Geld. Beides wird häufig nicht mit einkalkuliert und geht dann zulasten der Gewinnmarge oder führt zu Einsparungen an anderer Stelle. Im schlimmsten Fall wird die Einsatzvorbereitung auf ein Minimum zusammengekürzt und besteht letztendlich nur noch aus der Personaleinsatzplanung.

Die in „Einsatzvorbereitung? Was ist das?“ genannten Vorüberlegungen sollten im Idealfall bereits vor Angebotsabgabe stattfinden, sofern es nicht bereits aus den Vorjahren errechnete Kalkulationsaufschläge für die Einsatzvorbereitung gibt. Dafür bedarf es jedoch einer lückenlosen Aufzeichnung von Vorbereitungshandlungen aus den Vorjahren oder vergleichbarer Aufträge. Abhängig von Auftragsvolumen oder Einsatzgröße können diese dann zur Berechnung von Vorbereitungsaufwand und Zuschlag genutzt werden.

Insbesondere in kleinen inhabergeführten Sicherheitsunternehmen bereiten die Inhaber alle Einsätze selbst vor, eine mittlere Führungsebene gibt es (noch) nicht. Die dafür aufgewandte Zeit wird oft weder gemessen noch in Preise eingerechnet. Solange die Firma klein und übersichtlich ist, mag das noch funktionieren und die aufgewandte Zeit wird quasi mit der Gewinnmarge vergütet.

Doch sobald ein Unternehmen wächst, werden Aufgaben und Verantwortung auf mehrere Köpfe verteilt, eine neue Führungsebene entsteht. Spätestens jetzt stellt sich die Frage: „Ist die Arbeitszeit für die Einsatzvorbereitungen in die Preise einkalkuliert?“. Der Mitarbeitende, welcher mit der Aufgabe betraut ist, finanziert sich sonst ebenfalls aus der Gewinnmarge des Unternehmers.

Informationen – Alles steht und fällt mit dem Informationsfluss

Ob die Einsatzvorbereitung noch „Chefsache“ ist oder sich bereits bei Einsatzleitern oder gar Mitarbeitern befindet, alles hängt am Informationsfluss. Dieser „Fluss“ entspringt beim Kunden meist in Form von Ausschreibungstexten oder Angebotsanfragen. Im Verlauf der Einsatzvorbereitung wird der Strom an Informationen immer größer und breiter.

Wird der Informationsfluss durchbrochen oder sickern nur vereinzelte Informationen durch, so wird die Vorbereitung auf jeder kommenden Verantwortungsebene schwieriger und schlechter. Dazu ein Beispiel:

Großveranstaltung stellt der Kunde umfangreiches Material, wie Pläne, Positionsbeschreibungen und Anforderungen, zur Verfügung. Über den Geschäftsführer gelangen diese zu den beauftragten Einsatzleitern. An dieser Stelle werden die Informationen jedoch weder aufbereitet noch weitergegeben. Die am Veranstaltungstag eingesetzten Mitarbeiter erhalten erst bei Dienstantritt ein Informationspaket, bestehend aus 30 A4-Seiten, ausgehändigt. Auf Position angekommen, fragen die ersten Gäste die Mitarbeiter nach Orten und Rahmendaten. Eifrig wird das Info-Paket durchforstet, was nur bedingt zum Ziel führt, da einige Informationen schlichtweg nicht gefunden werden.

Ergebnis: Frustration bei Gästen und Mitarbeitern.  Außerdem erkennen die eingesetzten Mitarbeitenden, dass sie auf Positionen eingesetzt sind, bei denen die nächste Einkaufsmöglichkeit, für Getränke und Lebensmittel, mindestens 25 Minuten entfernt ist. Einige Mitarbeitende haben sich vor dem Einsatz selbst versorgt, andere gingen von Einkaufsmöglichkeiten vor Ort aus und haben nichts dabei. Ergebnis: Noch mehr Frustration. Es ist zu bezweifeln, dass die mehrfach frustrierten Mitarbeiter bei diesem Einsatz ihre beste Leistung abrufen.

Eigeninitiative der Mitarbeiter

Einige Mitarbeiter haben sich auf ein mögliches Fehlen von Einkaufsmöglichkeiten vorbereitet.  Ein gutes Beispiel dafür, was persönliche Einsatzvorbereitung ausmachen kann, dazu später mehr. Sicher wird es Stimmen geben, die meinen „Die Mitarbeitenden müssten sich sowieso selbst versorgen, das ist selbstverständlich und nicht Problem des Unternehmens.“

Ja, der Mitarbeiter muss sich selbst versorgen, das steht außer Frage, aber muss ihm dieser Umstand durch fehlende Informationen erschwert werden? Vor allem im Hinblick auf ständig wechselnde Einsatzorte, teils für wenige Tage. Zudem hat jeder Arbeitgeber auch eine gesetzliche Fürsorgepflicht.

Einsatzvorbereitung auf Ebene Geschäftsführer / Bereichsleitungen

Im Bereich der Unternehmensführung beginnt die Einsatzvorbereitung mit der Kalkulation, der Abgabe des Angebots an den Kunden und der Beauftragung. In diesem Stadium werden Rahmendaten und Informationen, die den Einsatz betreffen, zusammengetragen. Personalanzahl, Schichtsystem, Einsatzort und Einsatzart (Veranstaltung, Bewachung, etc.) sind hier nur einige.

Aus diesen Informationen leiten sich wichtige Maßnahmen ab, beispielsweise die Urlaubsplanung der Mitarbeiter. Handelt es sich um einen Großauftrag, müssen möglicherweise Urlaubssperren für diese Zeiträume festgelegt werden. Ausgewählt und beschafft werden muss auch das benötigte Equipment. Entweder durch Kauf / Miete oder aus den eigenen Ressourcen, dafür sind dann Reservierungen notwendig, um eine Doppelbelegung zu verhindern.

Ab einem gewissen Punkt, welcher von verbleibender Zeit und Einsatzgröße abhängt, wird die Vorbereitung an den nächsten Verantwortungsbereich weitergeben. Beispielsweise an Einsatz- oder Bereichsleiter, welche die Detailplanung und präzisere Vorbereitung übernehmen.  Zu diesem Zeitpunkt müssen alle relevanten Informationen weitergeleitet werden.

Einsatzvorbereitung auf Ebene Einsatzleitung / mittleres Management

Es beginnt die detaillierte Einsatzvorbereitung. Alle Informationen werden zusammengetragen, erweitert und bewertet, anschließend neu zusammengestellt.

In kleinen Firmen übernimmt auch dieses Gebiet die Unternehmensleitung, da es (noch) keine dazwischenliegende Führungsebene gibt. Auf diesen Bereich entfällt die größte Arbeitslast der Einsatzvorbereitung und der große Zeitaufwand wird oft kaum in der Kalkulation abgebildet.

Je nach Größenordnung des Einsatzes beginnt die Vorbereitung oft bereits Monate bis zu einem Jahr vor dem Auftrag. Vom Kunden zur Verfügung gestellte Informationen müssen erweitert und aufbereitet werden, dazu zählen:

• Positionsbeschreibungen
• Übersichtskarten und Pläne (Positionspläne, Anfahrtsskizzen, Rasterkarten zur Positionsbestimmung)
• Informationen zur Veranstaltung o. Bewachungsobjekt (Welche Art, besondere Gefahren, Image, Ablauf)
• Informationen zum Einsatzort (Eingänge, Nutzung von Flächen, Einkaufsmöglichkeiten, sanitäre Einrichtungen, Notwendigkeit von persönlicher Schutzausrüstung)
• Verkehrsinfrastruktur (ÖPNV, Parkmöglichkeiten, Verkehrssperrungen, Beschaffenheit von Wegen und Straßen)
• Besondere Umstände (mediale Bedeutung, besondere Gefahrenlagen)
• Gefährdungsanalyse
• Schnittstellen zu anderen Gewerken und BOS (Veranstaltungstechnik, Catering, Polizei; Feuerwehr)
• Einteilung von Bereichen
• Gesetzliche Bestimmungen (Auflagen zu Lärm, Ruhezeiten, besondere Arbeitsschutzanforderungen)
• Lokale Besonderheiten

Als Informationsquelle dienen neben dem Internet auch Aufzeichnungen aus vergleichbaren Einsätzen und Erfahrungen aus vergangenen Jahren sowie die Expertise von Beratern.

Informationspakete für verschiedene Einsatzbereiche

Aus den gesammelten Daten entstehen für einzelne Positionen, Aufgaben- und Führungsbereiche spezifische Informationspakete, welche auf die jeweiligen Anforderungen zugeschnitten sind. Denkbar sind für Mitarbeiter Einsatzfibeln, in denen alphabetisch alle relevanten Informationen aufgeführt sind.

Für Führungspositionen bedarf es neben allgemeinen Informationen auch detaillierte Pläne zur Positionierung von Personal, Ablaufpläne, Übersichtskarten, Notfallpläne, Listen mit Ansprechpartnern und Erreichbarkeiten, etc.

Sind die Informationen aufbereitet, müssen sie rechtzeitig an die ausführenden Stellen übermittelt werden. Leitungskräfte benötigen sie deutlich früher, um sich in das Thema einzuarbeiten und auch Rückfragen zu stellen. Eine gute Sicherheitsleistung beruht nicht zuletzt auf der Erfahrung der Mitarbeiter und deren Feedback.

Je umfangreicher ein Einsatz, umso umfangreicher auch das Informationspaket und umso mehr Zeit wird für die Einarbeitung gebraucht. Insbesondere im Veranstaltungssegment müssen Bereichsverantwortliche schnelle Entscheidungen treffen. Eine Recherche in seitenlangen Unterlagen ist zeitlich nicht möglich. Zumal die Unterlagen aufgrund der Menge oft nicht im Einsatz mitgetragen werden können.

Dies bedeutet, dass alle Mitarbeiter mit Führungsaufgaben genügend Zeit benötigen, um die Informationen zu lernen und zu verinnerlichen. Bei Großveranstaltungen und komplexen Bewachungsobjekten erfordert dies zuweilen mehrere Wochen Vorlaufzeit.

Informationen für die Mitarbeitenden

Damit sich auch der Sicherheitsmitarbeiter auf seinen Einsatz vorbereiten kann, benötigt dieser neben seinem Dienstplan Informationen wie:

• Einsatzort und lokale Begebenheiten
• Gibt es vor Ort Möglichkeiten, Lebensmittel und Getränke zu kaufen und sind diese auch in den Pausenzeiten erreichbar?
• Gibt es Parkmöglichkeiten und wie ist die Anbindung an den ÖPNV?
• Sind die Positionen Indoor oder im Freien?
• Werden Fahrgemeinschaften organisiert?
• Informationen zur Veranstaltung oder dem Objekt (Wo? Wer? Was?)

Je schneller diese Informationen bereitstehen, desto gründlicher kann sich der Mitarbeiter darauf einstellen. Spätestens einige Tage vor Einsatzbeginn sollten sie vorliegen.

Einsatzvorbereitung auf Mitarbeiterebene – Persönliche Einsatzvorbereitung, das A und O

Unabhängig davon, wie viel Vorbereitungszeit Vorgesetzte und Verantwortliche aufgebracht haben, sollte die persönliche Einsatzvorbereitung von jedem Sicherheitsmitarbeiter durchgeführt werden. Vor allem, wenn vorgesetzte Stellen wenig Informationen zur Verfügung stellen oder keine strukturierte Einsatzvorbereitung durchführen, muss eine persönliche Einsatzvorbereitung stattfinden.

Ob Bewachung, Revierdienst, Veranstaltungsschutz oder ein anderer Bereich der Sicherheitswirtschaft, jeder Einsatz bedarf einer persönlichen Vorbereitung. Hierbei ist es auch nicht von Bedeutung,

ob der Einsatz regelmäßig ausgeführt wird (Festobjekte, Reviere)

oder einmalig stattfindet (Veranstaltungsschutz).

Es unterscheidet sich nur der Umfang der Einsatzvorbereitung.

Einzigartige Bedürfnisse

Aber warum ist gerade diese Vorbereitung so enorm wichtig und lässt sich auch nicht durch das Unternehmen oder den Vorgesetzten übernehmen? Dies liegt vor allem daran, dass jeder Mensch einzigartig ist und damit auch spezielle Bedürfnisse und Lebensumstände hat:

Mitarbeitender X hat eine Glutenunverträglichkeit, wenn er sich nicht geeignete Lebensmittel einpackt, wird er voraussichtlich nichts essen können, dass in Einsatznähe Verkaufsstellen Spezialnahrung führen ist unwahrscheinlich.

Mitarbeitender Y ist Diabetiker und braucht regelmäßig Medikamente und in regelmäßigen Abständen etwas zu essen.

Mitarbeitende Z ist Raucher. Hier sei unbedingt gesagt: Rauchen ist ungesund und bietet während der Arbeit kein gutes Bild für Kunden und Auftraggeber. Dennoch gibt es auch Raucher unter den Sicherheitskräften, so wie Mitarbeitende Z, welche bei der persönlichen Einsatzvorbereitung auch an Zigaretten denken muss.

Dies sind nur einige Beispiele. Alle haben gemeinsam, dass sie eben nicht durch die Vorbereitungen eines Vorgesetzten ersetzt werden können und somit in die Verantwortung des Mitarbeiters fallen.

Vorgesetzte können aber sehr wohl Mitarbeitende für die Einsatzvorbereitung sensibilisieren. Gerade bei Neueinstellungen oder Quereinsteigern sollte Zeit investiert werden, um negative Erfahrungen zu vermeiden. Erfahrungen, die häufig zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses führen und dazu führen, dass Mitarbeitende gänzlich dem Sicherheitsgewerbe den Rücken kehren.

Deshalb ist die persönliche Einsatzvorbereitung elementar

Warum ist diese persönliche Einsatzvorbereitung denn jetzt so wichtig? Und warum sollte sie Einfluss auf die Einsatzqualität und den Erfolg des Einsatzes haben?

Die Mitarbeitende B ist eine starke Raucherin, leidet unter Asthma und einer Laktoseintoleranz. Außerdem verträgt sie nur kohlensäurefreie Getränke und ihre Augen sind lichtempfindlich.  Für den neunstündigen Open-Air-Festivaleinsatz am nächsten Tag bereitet sie außer einer halben Schachtel Zigaretten nur eine 0,5-Liter-Flasche Wasser vor.

Bereits nach 3 Stunden Arbeitszeit sind sowohl Zigaretten als auch ihr Getränk leer. Möglichkeiten, Zigaretten zu kaufen, gibt es nicht. Wasser kann sie sich kaufen, jedoch zu üblichen Festivalpreisen (teuer). Essen, welches sie verträgt, gibt es nicht. Durch die fehlende Sonnenbrille kneift sie seit Stunden die Augen zusammen und hat deshalb Kopfschmerzen. Wie wird sich Mitarbeitende B gegenüber Gästen und Auftraggebern verhalten? Wie sieht es mit der Konzentration aus, um die zahlreichen Festivalregeln umzusetzen und Sicherheitsverstöße zu erkennen?

Dieses Beispiel ist überspitzt und soll verdeutlichen, wie wichtig eine persönliche Einsatzvorbereitung ist, denn die Mitarbeitende B wird an diesem Tag nicht ihre beste Arbeit abliefern. Hätte sie ihren persönlichen Bedürfnissen entsprechend Vorbereitungen getroffen, so wäre die Motivation und Arbeitseinstellung besser gewesen und man darf behaupten: Sie hätte mit Sicherheit einen schöneren und entspannteren Arbeitstag durchlebt, Stichwort: Motivation.  

Mitarbeitende im Sicherheitsbereich tragen eine hohe Verantwortung für Menschen und Sachwerte. In Krisensituationen treffen sie Entscheidungen, deeskalieren bei Konflikten, beruhigen aufgebrachte Gäste oder müssen Eskalationen körperlich beenden. Sind die Mitarbeitenden in diesen Lagen selbst angespannt, hungrig, durstig oder gestresst, wird es häufiger zu Eskalationen kommen, da die notwendige Ruhe und Ausgeglichenheit fehlen.

Was ist zu beachten bei der persönlichen Einsatzvorbereitung?

Einige Aspekte wurden bereits genannt. Für eine gute persönliche Einsatzvorbereitung im Sicherheitsgewerbe sollte mit ein paar Vorüberlegungen begonnen werden:

• Wie wird das Wetter?
• Ist der Einsatzort, die Position, wettergeschützt?
• Was brauche ich persönlich, um den Einsatz zu überstehen?
• Wie ist die Verkehrslage allgemein und in Bezug auf den Einsatztag?
• Wie ist die Versorgung mit Getränken und Essen geregelt, welche Möglichkeiten gibt es vor Ort?

Aus diesen Gedanken lässt sich wiederum für den Einsatztag vieles ableiten und präzisieren:

Wetter:

• Benötige ich Regenschutz?
• Sonnenschutz (Creme, Kopfbedeckung)?
• Welche Kleidung?
• Wechselkleidung?

Verkehrslage:

• Wann muss ich losfahren, um pünktlich zu sein?
• Muss ich Zeit für die Parkplatzsuche einplanen?
• Komme ich mit dem ÖPNV zum Einsatzort und zurück bei Dienstbeginn und Dienstende?

Persönliche Umstände:

• Rauche ich? Habe ich genügend Zigaretten für den Tag?
• Brauche ich spezielle Medikamente? (Allergien, Schmerzen, Blutdruck, Diabetes)
• Benötige ich Ausrüstung oder Gegenstände? (Sonnenbrille wg. hoher Lichtempfindlichkeit z. B. wegen Medikamenteneinnahme, Bandagen für Gelenke, etc.)

Infrage kommen noch viele andere Themen, deshalb ist diese Aufzählung keinesfalls abschließend.

Aus all diesen Gedanken wird für jeden Einsatz eine individuelle Vorbereitung erstellt. Ob dies in Form einer handschriftlichen Liste oder digital geschieht, ist zweitrangig. Wichtig ist es, die Vorgedanken in Form einer Übersicht festzuhalten. So kann beim Packen für den Einsatztag ein Abgleich durchgeführt werden und es wird nichts vergessen.

Ausrüstung – Was darf bei keinem Einsatz fehlen?

Wer schreibt, der bleibt!

In der Sicherheitsbranche ist dieses Zitat allgegenwärtig. Denn nichts ist so wichtig, wie Ergeignisse, Vorfälle und Meldungen schnell schriftlich festzuhalten. Sei es die Personenbeschreibung eines vermissten Kindes, Notizen zu einem Sicherheitsvorfall, die Dokumentation eines Mangels auf dem Rundgang oder eine kurze Skizze vom Einsatzgebiet, Schreibmaterial ist für jeden Sicherheitsmitarbeiter unerlässlich. Es gehört zur absoluten Grundausstattung, unabhängig vom Einsatzbereich.

Ob Notizbuch oder Schreibblock? Das ist jedem selbst überlassen, doch beim Stift gibt es eine klare Empfehlung: Einen Bleistift! Warum? Bleistifte schreiben anders als Kugel- oder Gelschreiber, in jedem Winkel, d. h. auch an eine Wand gelehnt oder sogar über Kopf. Außerdem kann man sie bei Feuchtigkeit nutzen und die Schrift verläuft nicht, denn die wenigsten Einsatzgebiete sind witterungsgeschützt.

Hinweis: Bleistifte sind nicht dokumentenecht und dürfen deshalb nicht für Eintragungen in Wachbüchern, Protokollen und ähnlichem genutzt werden. Hier sind dokumentenechte Schreibgeräte Pflicht.

Neben dem Schreibmaterial sollten auch diese Ausrüstungsgegenstände in keiner Einsatztasche fehlen:

• benötigte Medikamente
• Verpflegung – min. ein kleiner Snack – unabhängig, wie die Versorgungslage vor Ort ist
• Festes Schuhwerk
• Einsatzkleidung an die Witterung angepasst
• PSA – Persönliche Schutzausrüstung – je nach Einsatzgebiet
• kleine Taschenlampe

Zusammenfassung und Fazit

Die Einsatzvorbereitung beginnt bereits mit der Auftragserteilung und endet bei jedem einzelnen Mitarbeitenden bei Dienstantritt. Ein erfolgreicher Einsatz hängt maßgeblich von ihr ab.

Kurz zusammengefasst:

• Einsatzvorbereitung ist ein komplexer Prozess, der alle Ebenen eines Unternehmens einbezieht.
  
• Eine gute Informationsbasis ist entscheidend für eine erfolgreiche Einsatzvorbereitung.
  
• Die Kosten der Einsatzvorbereitung müssen in die Kalkulation von Einsätzen eingerechnet werden.
  
• Die persönliche Vorbereitung der Mitarbeiter ist ein wichtiger Faktor für die Qualität von Einsätzen und kann nicht durch Vorgesetzte ersetzt werden.
  
• Einsatzvorbereitung trägt zur Zufriedenheit aller Beteiligten bei und steigert die Motivation der Mitarbeiter.

Einsatzvorbereitung ist keine lästige Pflicht, sondern die Investition in einen erfolgreichen Einsatz.

Haben Sie noch Fragen zur Einsatzvorbereitung oder möchten Sie Ihr Sicherheitsunternehmen auf diesem Gebiet optimieren? Nehmen Sie jetzt Kontakt mit uns auf!